Stilare il budget di un evento rappresenta uno dei momenti più delicati all’interno del processo organizzativo. Come gestire un budget senza stress e avere sotto controllo ogni area di spesa?
Sei alla ricerca di una strategia che ti possa sorreggere? Il budget rappresenta uno strumento indispensabile per la realizzazione degli obiettivi dell’evento, esso permette di avere un quadro completo a livello organizzativo, fissandone i limiti di fattibilità, spese e ricavi.
Per costruire un budget senza stress ti consigliamo di:
Stilare un elenco ben strutturato di tutto ciò di cui necessiti per il tuo evento, costruito per categorie, ognuna delle quali dedicata ad un ambito e dettagliata nelle singole voci che la compongono.
Pensa alla Location e relativi dettagli di costo ad essa riferiti: l’utilizzo di tutti gli spazi o di una sola zona a seconda della capienza, gli arredi, luci e audio, supporti tecnologici, il personale di servizio, guardaroba. Vi saranno macro-categorie dedicate al catering, all’intrattenimento, gli allestimenti, l’invitation management, materiali e gift, logistica legata a trasporti e soggiorni, fino a costruire una overview sulle attività da compiere e gli attori da coinvolgere per lo svolgimento del tuo evento. È un lavoro in fieri, quindi flessibile e aperto a modifiche in base allo sviluppo organizzativo del tuo progetto.
Chiedere proposte e preventivi a diversi fornitori, per poter valutare il rapporto fra qualità e prezzo. In questo modo potrai anche selezionare i fornitori più coerenti con le tue esigenze e, una volta testati, avrai un database di collaboratori fidati e continuativi da attivare a seconda delle necessità.
Fai molta attenzione a tutti i parametri e alle clausole contrattuali dei fornitori: un diagramma di Gantt applicato al tuo evento ti permetterà di calendarizzare le attività da svolgere, programmare i pagamenti e le scadenze, pianificare sopralluoghi e verifiche dei lavori in corso entro i tempi stimati, avendo tutto sotto controllo!
Mettere a budget un margine di spesa extra per affrontare eventuali imprevisti, voci non preventivate, così come avere delle alternative nel caso in cui quanto vagliato inizialmente necessiti variazioni o non funzioni come definito.
Utilizzare Excel: è un ottimo supporto di calcolo e gestione, permette inoltre di aggiornare evoluzioni e variazioni in corso d’opera, creare fogli di lavoro specifici per ogni categoria e mantenendo così salvato uno storico di dettagli correlati ad un unico file, sviluppare le versioni in preventivo e consuntivo.
Sono disponibili inoltre una serie di app scaricabili – anche in versione gratuita – che permettono di avere uno schema sempre con te e di lavorare a più mani sul progetto, mantenendo una sola versione del budget. Le più utilizzate sono PoketGuard, si connette direttamente al tuo conto bancario, organizza le spese per categorie e ne segnala la percentuale di incidenza, così come Visual Budget, Fast Budget e Mint, tra gli altri.
Ovviamente tutto questo va correlato ad una buona dose di impegno e di tempo a disposizione, perché la realizzazione di un evento richiede massima cura, precisione e gestione di tutti i minimi dettagli.
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